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浙江省2001年10月高等教育自学考试秘书学概论试题4

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四、名词解释(每小题5 分,共20 分) 1. 秘书的表达能力秘书的表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两方面。口头表达能力就是如何运用口头语言表达思维的能力。秘书人员在上情下达、下情上达的工作过程中均离不开口头表达。如汇报工作、提出建议、传达指令、沟通协调、接待来访等,均要求运用口头语言进行正确的表达。秘书的口头表达要求反应敏捷、清晰自然、准确简练、有条不紊。文字表达能力指书面表达的能力,即一般的写作能力。写作能力是秘书人员的基本功。秘书人员根据领导授意与工作需要,需经常撰拟各种文稿,写作范围很广。这就要求秘书不仅应具备一般的书面表达能力和写作技巧,而且应熟知各种应用文体的写作,如通用公文、专用公文和公务常用文。2. 个别访谈个别访谈,是指有选择地对一个存在特定社会关系和环境的具有生动个性的特定个体的访问。3. 协调就一般意义而言,协调是主客体之间为实现一个共同的目的而相互沟通,寻找共同点,从而实现某种平衡,达到某种默契的一种行为方式。协调既是领导机关组织社会活动的一种手段,也是有效地进行行政管理的一种基本工作方法。任何领导机关,都必须对所属的各种机构、各项工作、各方面的人员经常进行协调,才能使之有序运转,齐心协力,相互配合,共同完成任务。4. 会见会见指双方会晤。凡身份高的会见身份低的,或是主人会见客人,又称接见或召见。反之凡身份低的会见身份高的或是客人会见主人,称为拜见或拜会。五、简答题(每小题6 分,共24 分) 1. 秘书机构的设置,必须遵循适应、精简、高效的原则。所谓适应性原则,是指秘书机构的设置,要适应领导的决策与管理工作的需要。秘书机构的规模大小、人员多少,取决于不同机关、单位的职级高低及其工作任务的需求。其次,秘书机构设置的适应性还表现在要因时、因地、因条件而异,具有一定的弹性。所谓精简性原则,是指秘书机构必须精简。其目的是减少层次、减少环节,有利于高效运转。所谓高效性原则,是指秘书机构的设置,要力求高效。要达到高效,必须重视秘书群体结构的优化,充分发挥秘书机构的整体效能。

2. 秘书要搞好调查研究工作,科学地去研究和解决改革开放新形势下社会生活中的各种现象和问题,最根本的要坚持以马克思主义和*理论为指导,在调查研究的具体实践中,必须遵循客观性原则、实践性原则、群众性原则和综合性原则。3. 会议的性质:会议是贯彻民主集中制原则,发扬民主,实行集体领导的重要形式;是实施决策、计划、组织、指挥、控制、协调等现代管理职能必不可少的重要手段;是贯彻政策、统一思想、议事决策、布置工作、沟通信息、统筹协调的有效途径。4. 保密工作具有政治性、群众性、封闭性和相对性的特点。①政治性是保密工作的最突出的特点。因为保密工作是国家工作的一部分,它在外御强敌、内保社会安定方面,起着十分重要的作用。特别是十一届三中全会以来,随着党和国家工作重心的转移,为改革开放和社会主义现代化建设保驾护航,成了我国保密工作的中心任务,其政治色彩更加鲜明。②群众性是指保密工作要坚持走群众路线,紧紧地依靠群众是做好保密工作的可靠保证。这是因为,与广大人民利益密切相关的国家秘密广泛存在于各行各业之中,只有动员人民群众加入保密工作的行列中来,才能限度地保守秘密。③保密工作的封闭性是由秘密的本质属性决定的。所谓秘密,就是在一定的时间内只能让极少数人掌握的信息和事物。这种秘密,如果不加以保守或保护,一旦被外人知晓,就是泄密,如果在社会上公开,就不再成为秘密。所以,保密工作说到底就是对自己的秘密采取各种防范措施,不使之外泄。④相对性是指保密工作的时间性与一定的区域性(即保密范围)而言。六、案例题(共16 分) 外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先,应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定,也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。其次,要详细了解外宾情况,包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的,要适当了解日本的政治经济和文化习俗,拟好接待计划,做好各个方面的联系和准备工作,包括食宿、接送车辆及迎接的领导人,以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。